Десетици училишта, општини и други јавни администрации во Чешка го воведоа електронскиот систем за архивирање Spisovka. Системот беше развиен како слободен софтвер за две чешки истражувачки агенции, го користат мали организации, но и големи организации со стотици вработени.

Студијата објавена на Joinup во понеделникот покажува како Spisovka може да се приспособи за широк опсег примени и услови. Тоа што решението се дистрибуира со лиценца за отворен код го прави логичен избор за организациите финансирани од државата, се вели во студијата. „Системот е исплатливо решение, го спречува заклучувањето со комерцијални лиценци и ја охрабрува повторната употреба – не само на софтвер, туку и на добри практики и искуства“.

Чешките јавни администрации се законски обврзани да управуваат со нивната евиденција систематски. Постојат неколку комерцијални системи, но Spisovka е единственото решение базирано на слободен софтвер.

Историја

Системот првобитно беше приспособен за општините со едноставни агенди и внатрешни структури. Во 2009 година, Академијата на науки, како организација-покровител на научните институти во земјата, и Институтот Масарик, решија да го искористат ова решение како основа за нивниот електронски систем за архивирање.

Формираа работна група, добија поддршка од Министерството за внатрешни работи и почнаа да го прошируваат кодот на Spisovka. Веќе по една година, системот беше подготвен да го замени системот за архивирање хартиени документи. Кон средината на 2010 година, системот се развиваше во двата института . Во студијата се наведени фазите на програмирање, вклучувајќи ги и напорите да се приспособи софтверот на една комплексна академска средина и тешкотиите предизвикани од неизвесноста во однос на законските услови.

Употребата на Spisovka сега постепено се зголемува. Архивот на Академијата помогна да се имплементира системот во Националната галерија во Прага, едно од главните тела за управување со уметнички колекции во државна сопственост. Друг пример е Моравската библиотека во Брно, која со своите четири милиони тома е втора по големина библиотека во Република Чешка.

Извор: Joinup.eu „Czech public administrations adopt open source filing system“ 3 октомври, 2012.